🔄Verbandswechsel

• Verbandswechsel Beantragen:

Wird ein Mitglied ausgewählt und der rote Button ‚Verbandswechsel beantragen‘ geklickt, kann direkt ein Wechsel gestartet werden. (Später können Mitglieder des auch über den Selfservice beantragen.)

Verbandswechsel erfordern eine Bestätigung des Quellverbandes sowie des Zielverbandes. Der Quellverband entlastet das Mitglied bei Bestätigung eines Wechselantrages von seinen Altlasten, beispielsweise unbezahlten Mitgliedsbeiträge. Zwar können diese theoretisch auch nach einem Verbandswechsel noch eingetrieben werden, eine Abrechnung über eVEWA ist dann allerdings nicht mehr möglich und auch praktisch erschwert ein vollzogener Wechsel dies auch.

Bei der Verbandswechsel-Maske muss mehrstufig ein Verband ausgewählt werden (Land -> Bezirk-> Kreis -> Ort); dabei ist die folgende Auswahl erst verfügbar, wenn die vorige getroffen wurde; und es werden nur die passenden Einträge angeboten.

Wichtig: Die Auswahl ist hierbei möglichst präzise bis auf die unterste Ebene vorzunehmen, da ein Mitglied nicht ohne weiteres nachträglich in einen Verband geschoben werden kann. Wird nur ein Landesverband als Zielverband ausgewählt, so wird die Person mit Bestätigung landesunmittelbares Mitglied. Es muss daher immer der korrekte Zielverband (im Regelfall Orts- oder Kreisverband, in einigen LVs ohne KVs der Bezirksverband) ausgewählt werden.

Außerdem gibt es ein mehrzeiliges Freitextfeld „Wechselgrund“. Abgesendet werden kann der Antrag nur, wenn mindestens ein Landesverband ausgewählt wurde und etwas im Grund steht.

• Verbandswechsel bearbeiten

Unter dem Reiter „Mitglieder“ und der Ansicht „Verbandswechsel“ könnt ihr alle Verbandswechsel, die euren bzw. den euch untergliederten Bereich betreffen, einsehen. Hierdurch könnt ihr bspw. als Landesverband auch Verbandswechselanträge von Kreisverbänden einsehen und bearbeiten, wenn diese die Anträge nicht fristgerecht behandeln. Das Cockpit Verbandswechsel zeigt die Spalten Antragsdatum, Mitgliedsnummer, Name, Vorname, Funktion, Land aktuell, Bezirk aktuell, Kreis aktuell, Land Ziel, Bezirk Ziel, Kreis Ziel und Status. Im Status gibt es die Möglichkeiten „offen“, „akzeptiert aktuell“, „akzeptiert Ziel“, „akzeptiert“, „abgelehnt“, „zurückgezogen“. Ein Schnellfilter „zu Bearbeiten“ filtert akzeptierte (nicht „halb“-akzeptierte), zurückgezogene und abgelehnte heraus.

Im Akkordeon wird der Grund angezeigt, außerdem gibt es die Buttons „akzeptieren aktuell“, „akzeptieren Ziel“, „ablehnen“. Die akzeptieren-Buttons werden Mitarbeitern (und ggfs. Ehrenamtlichen) angeboten, welche in der aktuellen bzw. Zielgliederung oder darüber aufgehängt sind. Der ablehnen-Button steht beiden Gruppen zur Verfügung.

Wird der Ablehnen-Button betätigt, muss der Bearbeiter einen Grund (mehrzeiliger Freitext) eingeben. Daraus wird ein Kommunikationseintrag erzeugt, der das Mitglied via Mail über Ablehnung und Grund informiert, der Antrag ist damit bearbeitet. In der Mail wird der Antrag noch einmal zusammengefasst (o.g. Felder).

Bei Betätigung des „akzeptieren Ziel“-Buttons muss der Bearbeiter einen neuen Jahresmitgliedsbetrag eingeben.

Bei beiden akzeptieren-Buttons gilt, dass er nur einmal betätigt werden kann, danach wird er ausgeblendet. Ablehnen ist dann aber immer noch möglich (falls sich der Bearbeiter umentscheidet). Der Status des Antrags wird aktualisiert.

Wichtig: Die Spalte Funktion soll die Bearbeiter daran erinnern, dass sie prüfen, dass ggf. Beziehungen beendet werden müssen. Es gibt keine automatische Anpassung von Ämtern und Funktionen beim Wechsel. Das kann zu seltsamen Situationen führen. Wenn beispielsweise ein Kreisvorsitzender den Verband wechselt, hat der Zielverband danach zwei, der ursprüngliche Verband keinen Vorsitzenden. Es liegt in der Verantwortung der Bearbeiter, dergleichen zu unterbinden.

Wird der zweite (in beliebiger Reihenfolge) Button betätigt, so wird der Verbandswechsel vollzogen: Das Mitglied wird an die neue Gliederung gehängt, sein Beitrag wird aktualisiert und es wird per Mail informiert. In der Mail steht der Antrag zusammengefasst und der neue Jahresbeitrag. Der Antrag wird in den Status „akzeptiert“ versetzt.

Anmerkung: Der Verbandswechsel führt zu keinem besonderen Abrechnungsverfahren. Beim nächsten Abrechnen des Zielverbands wird das Mitglied mit seinem neuen Beitrag abgerechnet. Eventuelle Zahlungsausfälle oder doppelt-Berechnungen bei ungünstigen Konstellationen sind in Kauf zunehmen, da diese sehr selten sind, und müssen ggf. händisch aufgelöst werden.

Unbearbeitete Verbandswechselanträge führen – ähnlich zu Mitgliedsanträgen – zu Benachrichtigungs-E-Mails. Einmal täglich prüft das System, ob neue Wechselanträge vorliegen und sendet dann eine Benachrichtigung an den hinterlegten Bearbeiter im System. Sind Anträge länger als 21 Tage unbearbeitet, sendet eVEWA tägliche Erinnerungsmails.