🎗️Beziehungen ( Ämter und Funktionen)

Beziehungen sind eine Kernfunktion des neuen Systems. Mit Beziehungen verwalten wir standardisierte Kategorisierungen von Mitglieder mit übergeordneter Bedeutung (bspw. Vorstandsämter, Funktionen wie Kassenprüfer oder Delegiertenstatus). Die Beziehungen können von Bearbeitern auf Landes- oder Bundesebene vergeben werden, wobei nur Mitarbeiter auf Bundesebene die Beziehungen der Ebene Bund vergeben dürfen.

Grundsätzlich werden bei Beziehungen sechs Informationsarten gepflegt:

- Beziehungsnummer (nur für IT relevant)

- Beziehungsname (z.B. „Stv. Kreisvorsitzender für Organisation“)

- Beziehungsart (z.B. „Vorsitzender“ oder „Kassenprüfer“)

- Beziehungskategorie (Ehrenamt – relevant für Mitgliederberechnung – oder Mandat oder Verwaltung)

- Beziehungsebene (Bund, Land, Bezirk, Kreis, Ort)

- Beziehungsstellung (nur bei Ehrenamt, angelehnt an Ressorts: Allgemein, Presse und Öffentlichkeitsarbeit, Organisation, Programmatik, Finanzen)

Anhand von Kategorie, Art, Stellung und Ebene kann gefiltert werden. Die Übersicht aller Beziehung findet sich in Mitglieder.

Wenn einem Mitglied eine Beziehung „Stv. Kreisvorsitzender für Organisation“ zugeordnet wird, hilft das einerseits beim Filtern nach genau diesen Personen, gibt dem Mitglied aber auch Rechte hinsichtlich unserer IT. Beispielsweise würden Mitglieder mit Kreisvorstandsfunktion automatisch allesamt Zugriff auf den jeweiligen Kreisvorstandsordner in der JuLi-Cloud bekommen – perspektivisch auch automatischer Zugriff auf die jeweilige Webseite des Kreisverbands oder auch die Möglichkeit, administrative Handlungen in der App vorzunehmen, wozu bspw. Veranstaltungspflege und Push-Nachrichten gehören. Der Prozess ist denkbar einfach.

Im Portlet Beziehungen kann man eine Neuanlage vornehmen.

Für die Auswahl der Beziehung kann die Suchfunktion – über Ebene, Bezeichnung (Titel/Funktion) und Stellung (Ressort) – genutzt werden. Anhand der Auswahl wird automatisch der korrekte Beziehungsname erstellt.

Als Startdatum der Beziehung ist der Tag des Amtsantritts (in der Regel Tag der Wahl) zu setzen, als Enddatum das Ende der Amtszeit (muss ein Vorstand bspw. spätestens im Januar 2024 neu gewählt werden, ist das Enddatum auf den 31. Januar 2024 zu setzen).

Im dritten Schritt der Beziehungsanlage kann eine abweichende Adresse hinterlegt werden. Im Regelfall kann dies einfach übersprungen werden und die Beziehung gespeichert werden.

Wichtig: Kommt es zu einem Wechsel bei einer Funktion, ist zunächst die bestehende Beziehung zu beenden, bevor eine neue angelegt wird. Wenn also ein neuer Vorstand gewählt wird, sind vor der Neuanlage einer Beziehung für den neugewählten Vorstand die Beziehungen des scheidenden Vorstands entweder zu entfernen oder das Enddatum auf das Ende der Amtszeit zu setzen. Ein Amt, das nur einmal vergeben sein sollte, darf im System nicht parallel als Beziehung bei mehreren Personen hinterlegt sein.